Financiële assistent voor facility- en multiservicebedrijven

Leverancierskosten sneller koppelen aan klantcontract en locatie

Limescape helpt Finance, controlling en contractmanagement om leveranciers- en subcontractorfacturen te verbinden met klantcontract, locatie, asset, werkorder en dienst. Zo worden kosten sneller toegerekend, contractueel beoordeeld en controleerbaar voorbereid voor klantdoorbelasting.

Bekijk een praktijkvoorbeeld

Voor finance, controlling, contractmanagement en shared services

Grip op contractmarge en doorbelastbare kosten

Automatiseren waar het kan, controleren waar het moet

Limescape/ Contractkosten

Factuur gecontroleerd

Kostenvoorstel voor klantdoorbelasting

Leverancier: NoordWest Services · Factuur NW-2026-1842

Voor controle

Bedrag

€ 1.284,60

Klant

Delta Offices

Contract

FM-2048

Onderbouwing van het voorstel

Locatie · Westerdok 18Gekoppeld

Serviceafspraak · periodiek onderhoudGekoppeld

Verdeelsleutel · controle vereistUitzondering

Voorgesteld doorbelastbaar

€ 1.027,68

Bronnen gecontroleerd
4 contextkoppelingen

Voorstel toepassen

Bekijken

Elke stap gelogd · menselijke controle bij uitzonderingen

Waar Finance en contractcontrol tijd verliezen

Een leveranciersfactuur vertelt niet vanzelf waarvoor de kosten zijn gemaakt

Bij facility- en multiservicebedrijven moet vaak worden uitgezocht voor welke klant, locatie, dienst, werkorder en contract een factuurregel bedoeld is. Wanneer die context verspreid staat over systemen, mailboxen en spreadsheets, blijft kostentoerekening afhankelijk van handmatig zoekwerk en persoonlijke kennis.

Gemiste doorbelasting

Kosten zonder duidelijke klant- of contractkoppeling verdwijnen sneller uit beeld bij nacalculatie.

Verspreide context

Facturen, contractafspraken, locaties, werkorders en verdeelsleutels staan niet altijd in hetzelfde systeem.

Margeafwijkingen te laat zichtbaar

Het verschil tussen gemaakte kosten, contractafspraken en doorbelasting komt soms pas laat in beeld.

Kennis blijft persoonsafhankelijk

Verdeelsleutels, contractafspraken en uitzonderingen zijn niet altijd centraal vastgelegd.

Wat de financiële assistent doet

Van factuurregel naar onderbouwd voorstel

Limescape voert herhaalbare stappen uit volgens vaste logica en gebruikt AI waar informatie moet worden herkend, geïnterpreteerd of met elkaar verbonden.

Facturen analyseren

Leveranciers- en subcontractorfacturen worden uitgelezen en relevante gegevens worden gestructureerd.

Context verbinden

Factuurregels worden gekoppeld aan klant, contract, locatie, asset, werkorder, dienst en prestatie.

Contractueel beoordelen

Tarieven, serviceafspraken, verdeelsleutels en uitzonderingen worden meegenomen.

Kosten toerekenen

De assistent maakt een voorstel voor de juiste kostendrager, klant, locatie of contractrelatie.

Doorbelasting voorbereiden

Het doorbelastbare bedrag of deel van de kosten wordt onderbouwd klaargezet.

Uitzonderingen markeren

Onduidelijke of tegenstrijdige gegevens gaan zichtbaar naar een uitzonderingsroute.

Praktijkvoorbeeld: financiële procesautomatisering

Een franchiseorganisatie maakt ruimte voor groei met geautomatiseerde financiële verwerking

Hoewel deze case uit de franchisebranche komt, laat hij zien hoe Limescape financiële gegevens en processtappen over meerdere systemen verbindt. Datzelfde principe is relevant voor facility- en multiservicebedrijven met complexe leveranciers- en klantcontracten.

Van order tot doorbelasting

Limescape werd gekoppeld aan Simar CRM, Exact Boekhouding en Outlook. De assistent controleert nieuwe orders, maakt kostendragers aan, verwerkt inkomende facturen en ondersteunt de bijbehorende doorbelasting.

Deze oplossing maakte aantoonbaar 36% van de beschikbare capaciteit vrij

oor terugkerende financiële handelingen te automatiseren, ontstond ruimte voor controle, analyse en klantcontact. De case is gebaseerd op zo'n 15.000 facturen per jaar.

Medewerkers houden zicht op de financiële verwerking, terwijl terugkerende stappen geautomatiseerd worden uitgevoerd. Zo ontstaat meer ruimte voor controle, analyse en klantcontact.

Implementatie door TrueLime

Van procesverkenning naar gecontroleerde automatisering

TrueLime helpt met procesanalyse, inrichting, koppelingen, testen en adoptie. Je hoeft niet direct het hele financiële proces te automatiseren.

01 · Verkenning

Proces in kaart brengen

We brengen in kaart hoe facturen, contracten, klantgegevens, locaties, werkorders en doorbelasting nu samenkomen.

02 · Data

Data en uitzonderingen beoordelen

We bepalen welke gegevens beschikbaar zijn en welke uitzonderingen de meeste tijd kosten.

03 · Eerste toepassing

Eén factuurstroom inrichten

We starten bijvoorbeeld met één leverancier, klantgroep, locatiecluster of terugkerende doorbelastingsregel.

04 · Opschalen

Piloteren en uitbreiden

Na testen en bijsturen kan de toepassing worden uitgebreid naar andere leveranciers, contracten, entiteiten of financiële processen.

Veelgestelde vragen over kostentoerekening en klantdoorbelasting

Praktische vragen over de financiële assistent

Is dit hetzelfde als factuurautomatisering?

Nee. Deze toepassing gaat verder door naast uitlezen en boeken ook contract, klant, locatie, werkorder en doorbelasting mee te nemen.

Kan klantdoorbelasting volledig worden geautomatiseerd?

Duidelijke en herhaalbare gevallen kunnen worden voorbereid of verwerkt volgens vaste logica. Bij ontbrekende of tegenstrijdige context volgt menselijke controle.

Welke systemen kunnen worden gekoppeld?

Dat verschilt per organisatie. Denk aan ERP-, boekhoud-, CRM-, FMIS-, contractmanagement- en e-mailsystemen. In de praktijkcase zijn Simar CRM, Exact Boekhouding en Outlook gekoppeld.

Voor welke bedrijven is Limescape geschikt?

Vooral voor facility- en multiservicebedrijven met meerdere klantcontracten, locaties, externe leveranciers, subcontractors en structurele klantdoorbelasting.

Ontdek waar jouw financiële proces tijd en marge verliest

Maak kostentoerekening en klantdoorbelasting beter beheersbaar

Heb je leveranciersfacturen, contractafspraken, klantlocaties en werkorders met elkaar te verbinden? In een verkenning brengen we in kaart waar medewerkers nu handmatig zoeken, welke gegevens beschikbaar zijn en met welke factuurstroom je het beste kunt starten.

Inzicht in de huidige kostentoerekeningsketen.

Een overzicht van ontbrekende context en uitzonderingen.

Een eerste businesscase-hypothese voor automatisering.