Financiële assistent voor kostentoerekening

Maak zichtbaar welke leverancierskosten bij welke klant en welk contract horen

Limescape helpt facility- en multiservicebedrijven om leveranciers- en subcontractorfacturen te verbinden met klant, contract, locatie, asset, werkorder en dienst. Zo vermindert Finance handmatig uitzoekwerk, worden doorbelastbare kosten beter onderbouwd en komen margeafwijkingen eerder in beeld.

Bekijk hoe de financiële keten werkt

Voor finance, contractcontrol, contractmanagement en shared services

Minder gemiste doorbelasting en eerder zicht op contractmarge

Automatiseren waar het kan, controleren waar het moet

Limescape/ Contractkosten

Factuur gecontroleerd

Kostenvoorstel voor klantdoorbelasting

Leverancier: NoordWest Services · Factuur NW-2026-1842

Voor controle

Bedrag

€ 1.284,60

Klant

Delta Offices

Contract

FM-2048

Onderbouwing van het voorstel

Locatie · Westerdok 18Gekoppeld

Serviceafspraak · periodiek onderhoudGekoppeld

Verdeelsleutel · controle vereistUitzondering

Voorgesteld doorbelastbaar

€ 1.027,68

Bronnen gecontroleerd
4 contextkoppelingen

Voorstel toepassen

Bekijken

Elke stap gelogd · menselijke controle bij uitzonderingen

Waar Finance en contractcontrol tijd verliezen

Een leveranciersfactuur vertelt niet vanzelf waarvoor de kosten zijn gemaakt

Bij facility- en multiservicebedrijven moet vaak worden uitgezocht voor welke klant, locatie, dienst, werkorder en contract een factuurregel bedoeld is. Wanneer die context verspreid staat over systemen, mailboxen en spreadsheets, blijft kostentoerekening afhankelijk van handmatig zoekwerk en persoonlijke kennis.

Gemiste doorbelasting

Kosten zonder duidelijke klant- of contractkoppeling verdwijnen sneller uit beeld bij nacalculatie.

Verspreide context

Facturen, contractafspraken, locaties, werkorders en verdeelsleutels staan niet altijd in hetzelfde systeem.

Margeafwijkingen te laat zichtbaar

Het verschil tussen gemaakte kosten, contractafspraken en doorbelasting komt soms pas laat in beeld.

Kennis blijft persoonsafhankelijk

Verdeelsleutels, contractafspraken en uitzonderingen zijn niet altijd centraal vastgelegd.

Wat de financiële assistent doet

Van factuurregel naar onderbouwd voorstel

Limescape voert herhaalbare stappen uit volgens vaste logica en gebruikt AI waar informatie moet worden herkend, geïnterpreteerd of met elkaar verbonden. De assistent doet een onderbouwd voorstel; medewerkers houden controle over contractuele uitzonderingen, ontbrekende context en definitieve doorbelasting.

Facturen analyseren

Leveranciers- en subcontractorfacturen worden uitgelezen en relevante gegevens worden gestructureerd.

Context verbinden

Factuurregels worden gekoppeld aan klant, contract, locatie, asset, werkorder, dienst en prestatie.

Contractueel beoordelen

Tarieven, serviceafspraken, verdeelsleutels en uitzonderingen worden meegenomen.

Kosten toerekenen

De assistent maakt een voorstel voor de juiste kostendrager, klant, locatie of contractrelatie.

Doorbelasting voorbereiden

Het doorbelastbare bedrag of deel van de kosten wordt onderbouwd klaargezet.

Uitzonderingen markeren

Onduidelijke of tegenstrijdige gegevens gaan zichtbaar naar een uitzonderingsroute.

Aanverwante case: financiële procesautomatisering

Een franchiseorganisatie maakt ruimte voor groei met geautomatiseerde financiële verwerking

Deze case komt niet uit facility management. Maar de relevantie zit in het onderliggende proces: kosten koppelen aan de juiste entiteit, context en doorbelasting. Dat principe is ook relevant voor organisaties met complexe leveranciers- en klantcontracten.

Van order tot doorbelasting

Limescape werd gekoppeld aan Simar CRM, Exact Boekhouding en Outlook. De assistent controleert nieuwe orders, maakt kostendragers aan, verwerkt inkomende facturen en ondersteunt de bijbehorende doorbelasting.

Aantoonbaar 36% capaciteit vrijgespeeld in deze case

Door terugkerende financiële handelingen te automatiseren, ontstond ruimte voor controle, analyse en klantcontact. De case is gebaseerd op zo'n 15.000 facturen per jaar en is geen facility-specifieke case.

Medewerkers houden zicht op de financiële verwerking, terwijl terugkerende stappen geautomatiseerd worden uitgevoerd. Zo ontstaat meer ruimte voor controle, analyse en klantcontact.

Implementatie door TrueLime

Van procesverkenning naar gecontroleerde automatisering

TrueLime helpt met procesanalyse, inrichting, koppelingen, testen en adoptie. Je hoeft niet direct het hele financiële proces te automatiseren.

01 · Verkenning

Proces in kaart brengen

We brengen in kaart hoe facturen, contracten, klantgegevens, locaties, werkorders en doorbelasting nu samenkomen.

02 · Data

Data en uitzonderingen beoordelen

We bepalen welke gegevens beschikbaar zijn en welke uitzonderingen de meeste tijd kosten.

03 · Eerste toepassing

Eén factuurstroom inrichten

We starten bijvoorbeeld met één leverancier, klantgroep, locatiecluster of terugkerende doorbelastingsregel.

04 · Opschalen

Piloteren en uitbreiden

Na testen en bijsturen kan de toepassing worden uitgebreid naar andere leveranciers, contracten, entiteiten of financiële processen.

Vragen over kostentoerekening en klantdoorbelasting

Veelgestelde vragen over de financiële assistent

Is dit hetzelfde als factuurautomatisering?

Nee. Deze toepassing gaat verder door naast uitlezen en boeken ook contract, klant, locatie, werkorder en doorbelasting mee te nemen.

Kan klantdoorbelasting volledig worden geautomatiseerd?

Duidelijke en herhaalbare gevallen kunnen worden voorbereid of verwerkt volgens vaste logica. Bij ontbrekende of tegenstrijdige context volgt menselijke controle. De assistent doet een onderbouwd voorstel; medewerkers houden controle over de definitieve doorbelasting.

Welke systemen kunnen worden gekoppeld?

Dat verschilt per organisatie. Denk aan ERP-, boekhoud-, CRM-, FMIS-, contractmanagement- en e-mailsystemen. In de praktijkcase zijn Simar CRM, Exact Boekhouding en Outlook gekoppeld.

Voor welke bedrijven is Limescape geschikt?

Vooral voor organisaties met meerdere klantcontracten, locaties, externe leveranciers, subcontractors en structurele klantdoorbelasting.

Contractkosten- en doorbelastingsverkenning

Ontdek waar jouw financiële proces tijd en marge verliest

Heb je leveranciersfacturen, contractafspraken, klantlocaties en werkorders met elkaar te verbinden? In een contractkosten- en doorbelastingsverkenning onderzoeken we waar medewerkers nu handmatig zoeken, welke context ontbreekt, welke uitzonderingen het meeste werk veroorzaken en met welke factuurstroom gecontroleerde automatisering kansrijk kan zijn.

Inzicht in de huidige kostentoerekeningsketen.

Een overzicht van ontbrekende context en uitzonderingen.

Een eerste, te valideren businesscase-hypothese voor automatisering.