Een specifieke notulen assistent voor NMO
Netwerk Maatschappelijke Ontwikkeling (NMO) wil waarde toevoegen op actuele maatschappelijke thema’s. Hiervoor brengt NMO relevante organisaties samen binnen het sociaal domein.
Betrouwbare en heldere verslaglegging is daarbij belangrijk, maar ook tijdrovend. Daarom zocht NMO naar een manier om notulen slimmer, consistenter en AVG‑proof te automatiseren.
Ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie via een vrijblijvende demo Ontdek wat het NMO oplevert
De uitdaging: notulen automatiseren zónder in te leveren op kwaliteit en AVG
NMO organiseert veel overleggen en bijeenkomsten met uiteenlopende partners in het sociaal domein. Het notuleren daarvan kostte veel tijd.
Standaard AI‑tools bleken niet geschikt. Ze:
- leverden generieke verslagen op waarin de NMO‑tone‑of‑voice ontbrak;
- hielden onvoldoende rekening met de ‘ongeschreven regels’ in de manier van verslagleggen;
- boden te weinig duidelijkheid over AVG‑compliance en de aankomende AI Act;
- sloten niet goed aan op bestaande Word‑sjablonen en werkprocessen.
NMO zocht daarom een betrouwbare, privacy‑veilige AI‑assistent die:
- medewerkers ontzorgt, zodat zij zich meer kunnen richten op hun andere kerntaken;
- hoge kwaliteit transcripties levert;
- automatisch samenvattingen, besluiten en actiepunten opstelt in NMO‑stijl;
- per type vergadering een andere variant notulen kan genereren;
- naadloos aansluit op bestaande Word‑sjablonen.
Met andere woorden: een specifieke notulen assistent. Een AI‑oplossing die past bij de eigen context, taal en privacy‑eisen.
Een specifieke notulen assistent als oplossing
Met Limescape hebben we een notulen assistent ingericht die volledig is afgestemd op NMO en het werk in het sociaal domein.
We begonnen met een verdiepende sessie om:
- de huidige werkwijze en knelpunten in het notuleerproces te begrijpen;
- de gewenste structuur van notulen (o.a. samenvatting, besluiten, actiepunten) vast te leggen;
- specifieke terminologie, tone of voice en ‘ongeschreven regels’ van NMO te verzamelen;
- de eisen rondom AVG, beveiliging en AI Act scherp te krijgen.
Die input vormde de blauwdruk voor de AI notulen assistent. Op basis daarvan is in Limescape gerealiseerd:
een volledig operationele notulen assistent, direct inzetbaar vanuit Microsoft Teams bij overleggen en bijeenkomsten;
- zorgvuldig ontworpen prompts voor verschillende types
- een koppeling met de bestaande Microsoft Word sjablonen, zodat notulen automatisch in de juiste huisstijl worden opgemaakt;
- toegang tot de Limescape Studio, waarmee NMO – samen met ons – volledige controle houdt over de “motor” achter de AI.
Voordat NMO de notulen assistent echt in gebruik nam, is de oplossing uitgebreid getest in echte vergadersituaties.
Wat levert deze notulen assistent op?
De notulen assistent levert NMO concrete voordelen op:
- Direct bruikbare notulen in de vertrouwde Teams omgeving: Vergaderingen worden automatisch uitgewerkt tot heldere samenvattingen, besluiten en actiepunten in de herkenbare NMO‑tone‑of‑voice. De notulen sluiten aan op bestaande sjablonen en vragen beduidend minder nabewerking.
- Efficiënter vergaderen: Medewerkers besteden aanzienlijk minder tijd aan uitwerken en structureren. De aandacht gaat weer naar de inhoud en besluitvorming, in plaats van naar het verslag.
- AVG‑proof AI‑inzet: De assistent is ingericht met aandacht voor privacy, beveiliging en compliance. NMO kan AI inzetten met het vertrouwen dat gevoelige informatie veilig wordt verwerkt.
Benieuwd wat een notulen assistent jullie kan opleveren? Plan dan een vrijblijvende demo! We laten het je graag zien.
De samenwerking verliep heel prettig met Samir. Ik was in het begin best sceptisch over de mogelijkheden met AI, zeker ook met het oog op privacy en AVG. Maar ik ben echt positief verrast! We hebben nu een notulen assistent die veilig is en past bij onze manier van werken.
- Melanie Veen, Secretaresse Raad van Bestuur bij NMO
Deze organisaties hebben al gekozen voor Limescape
Ook een eigen notulen assistent?
Wil jij ook een notulen assistent die aansluit op jouw organisatie, werkprocessen en privacy-eisen? Met Limescape heb je binnen no-time een eigen, AVG-proof notulen assistent. Geïntegreerd in jullie eigen omgeving en afgestemd op jullie tone of voice. Neem vrijblijvend contact op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te verkennen.
Plan een vrijblijvende demo Of vraag eerst meer informatie aan